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Home Office – tornando as conexões just in time (ATN)

Ok, eu sei. Você não aguenta mais ouvir falar sobre “dicas de como trabalhar em casa”. Mas não se preocupe, esse texto não será mais do mesmo. Na verdade queremos contar a nossa experiência com o trabalho remoto. Como tem sido eficaz nas interfaces de trabalho, comunicação e cadeia de comando, como mais uma prática de streamlining na gestão de processos da empresa. Isso praticamente transforma nosso Home Office em mais uma sala virtual dentro da Múltipla Estratégia.

Vamos lá, prometemos que não será nada repetitivo.

Home Office a.Q. (antes da Quarentena)

Bom, antes de mais nada precisamos contar que no período pré-Quarentena já trabalhávamos em Home Office. O que significa que estávamos acostumados a desenvolver atividades e tarefas remotamente. Mas como a Múltipla Estratégia preza pelo contato olho a olho com o cliente, assim também somos entre a nossa equipe.

Por isso, costumávamos nos reunir 2 vezes por semana presencialmente. E não apenas em uma reunião de poucas horas, mas passávamos o expediente todo juntos no Home Office do nosso gestor, que já havia sido projetado para receber uma equipe de trabalho. Este dia chamamos carinhosamente de “All Together Now” (ATN). O nome foi inspirado na música dos Muppets, porque gostamos de manter o clima de humor. E nada mais inspirador do que fazer o dia a dia de nosso trabalho, na medida do possível, sempre mais divertido.

Esse dia era dedicado para uma comunhão maior entre nossas funções, estreitando laços e relacionamentos, mas claro, sem deixar de lado a produtividade. Assim, fortalecemos o espírito de equipe, compartilhando dificuldades, soluções e aperfeiçoando ainda mais nossas ações. Também concentramos iniciativas que requerem brainstorming, além das nossas reuniões semanais e de pauta. Nestes dias colocamos a transdisciplinaridade à prova com muita funcionalidade.

Home Office d.Q. (durante a Quarentena)

Devido aos decretos da Quarentena, tivemos que nos transferir 100% para o trabalho remoto. Nenhum desafio até aí, mas como manter a dinâmica do ATN sem estarmos reunidos “todos juntos agora”? Foi aí que surgiu uma ideia simples mas super eficaz: manter a linha de comunicação de videoconferência aberta. Dessa forma, mantemos o brainstorming bombando e nossas atividades mais interativas, mesmo à distância. Quer falar com uma colega? Ele está ali online na tela do computador como se estivesse numa sala ao lado.

Na prática, o que fazemos é basicamente o seguinte:

  • agendamos o ATN nas terças e sextas-feiras, das 9h às 5h50 (Agenda Google – AgG);
  • entramos todos no link da videoconferência da AgG (Google Meet – GMeet) e mantemos o canal aberto durante todo o período;
  • microfones e câmeras permanecem desligados.

Dessa forma, mantendo o GMeet aberto, estamos a um unmute de falar com toda a equipe. Não é necessário ligar para ninguém ou enviar mensagem via WhatsApp e esperar que todos visualizem suas notificações. Tornamos o processo ágil, principalmente aqueles que requerem maior colaboração. Essa ideia integra parte do conceito streamlining, desenvolvido pela Múltipla Estratégia e comentado logo no início desse texto, lembra?

Claro que quando estamos em uma outra chamada com algum cliente, saímos da sala para não sermos interrompidos, e também para deixar o canal livre para o resto da equipe. Ou seja, cada um segue realizando suas tarefas normalmente, trabalhando em suas ações, mas com um contato direto. É como se estivéssemos todos juntos na mesma sala de reunião e um de nós precisasse discutir uma ideia ou tirar uma dúvida. Ou seja, bem no estilo todos juntos agora, melhor dizendo, All Together Now!

Dia a dia

Como mencionamos anteriormente, esta forma de trabalhar apenas para os dias de ATN. Para os demais dias da semana, usamos o GMeet como uma sala particular dentro do escritório. É assim: quando marcamos na AgG que estamos em nosso horário de trabalho, imediatamente abrimos a videoconferência do evento que estamos trabalhando, e a mantemos aberta em uma aba secundária, com microfone e câmera fechados, permanecendo sozinhos. Se algum colega precisar falar conosco, vai verificar nossa atividade na AgG, tendo assim acesso imediato à nossa sala. Recebemos um aviso sonoro e rapidamente estamos conversando (e se necessário, compartilhando a tela). Ah… algo que parece óbvio mas é muito importante ser mencionado: As AgGs devem estar configuradas para compartilhamento entre o time!

E mais uma vez, se estivermos em uma chamada com um cliente, deixamos a sala. Se um colega entrar e ver que está sozinho, saberá que não podemos atender no momento. Então, deixará uma mensagem para que retorne assim que possível. Ou seja, o que antes era o primeiro ponto de contato (mensagem por celular ou ligação) passa a ser o segundo, já que existe um canal mais rápido de comunicação aberto.

Para finalizar, chamamos o Muppets para nos ajudar a colocar o ATN em forma de infográfico. Nele, colocamos o passo a passo da dinâmica utilizada no dia a dia da empresa. Confira!

home office all together now
Infográfico Home Office “All Together Now”

Visualize também o infográfico em forma de livreto através do link abaixo. É só clicar no centro da imagem que você será levado à uma nova página.

E aí, você já tinha ouvido falar em trabalhar em Home Office desta forma? Conte-nos como vocês fazem na sua empresa e vamos trocar figurinhas. Estamos sempre abertos a novas ideias. E se a nossa forma de trabalhar chamou a sua atenção, sinta-se à vontade para aplicar no seu BPM. E se precisar de uma mãozinha, estamos aqui.

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