relatório a3

Relatório A3 – Como uma folha de papel mudou a história da Toyota

A Toyota Motor Corporation, grande companhia automobilística japonesa, lançou muito mais do que modelos de carros no mercado em sua história. Sua contribuição ao business no quesito organizacional também foi relevante. Através de um treinamento realizado dentro da empresa no final dos anos 1970, ela lançou uma ferramenta conhecida como relatório A3.

Trata-se de um processo de gerenciamento expresso por uma folha de papel de tamanho internacional 297 x 420 mm – as famosas folhas A3. Este era o formato que as antigas máquinas de fax suportavam. À princípio, acreditava-se que a ferramenta serviria apenas como uma forma de apoio do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) mas acabou por ganhar o seu próprio espaço com o desenvolvimento do lean thinking. Hoje ela tem a sua reputação bem estabelecida como uma ferramenta ágil.

A história por trás da história

Muito antes do advento do relatório A3, mais precisamente nos anos 1920, o engenheiro Walter Shewhart criou o método PDCA. Esse método acabou ganhando fama somente por volta dos anos 1950, principalmente no Japão, através do professor americano William Edwards Deming – considerado pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

No ano de 1961, a Toyota introduz o controle total de qualidade, o TQC (Total Quality Control), e 4 anos depois recebe o Prêmio Deming. Isso explica, de certa forma, como essa perspectiva criou raízes dentro da empresa.

Algumas folhas de calendário mais tarde, Masao Nemoto – um dos principais personagens do lançamento do TCQ – percebe que a capacidade de gestão e o entendimento do controle total de qualidade estavam caindo. Como solução, ele liderou um programa de desenvolvimento para gerentes da empresa chamado “Kanri Nouryoku Program”, ou “Kan-Pro”.

Surgimento do relatório A3

O Kan-Pro teve início em 1978, teve duração de dois anos e foi aplicado a cerca de 2 mil gerentes da empresa (aqueles que atuavam nos gembas que apresentavam maior declínio). Duas vezes por ano esses gerentes tinham que fazer uma apresentação aos oficiais de cada departamento.

O desafio, então, era de fazer essa apresentação com o A3. Pelo espaço reduzido, eles eram motivados a serem diretos nas suas informações. A tarefa era selecionar o que precisava e o que não precisava estar presente no relatório. Isso reduzia o excesso de dados irrelevantes e facilitava a visualização por parte dos oficiais que analisavam os relatórios, acelerando o processo e a tomada de decisão. Afinal, tudo o que precisavam saber estava presente em apenas uma folha.

Esse método também incentiva os gerentes a não focarem em desculpas pelos erros que eram cometidos, mas sim nas soluções. Isao Yoshino, membro do quarteto de Nemoto que criou e entregou a iniciativa de desenvolvimento de gerentes “Kan-Pro”, afirma que “as pessoas da Toyota não hesitam em informar notícias ruins, o que tem sido uma herança da Toyota desde o primeiro dia. O programa Kanri Nouryoko reforçou ainda mais essa tradição, porque elogiava os gerentes e os outros que eram honestos quanto a seus erros”.

Estrutura de um relatório A3

O relatório A3 era originalmente escrito à mão. Isso não impede que hoje em dia seja feito em um programa de computador, mas nunca esquecendo que a ideia original é de manter todas as informações dentro do padrão A3.

Para fazer a montagem do relatório, basicamente se enumera os seguintes pontos:

  1. Título;
  2. Definição;
  3. Estado atual;
  4. Estado desejado ou meta;
  5. Análise;
  6. Proposta;
  7. Plano de ação;
  8. Acompanhamento.

Estes pontos ficam, então, divididos em duas colunas: a do lado esquerdo – com a identificação do problema – e a do lado direito – com as ações de contra-ataque. Agora, veja na imagem abaixo como que ela fica disposta:

história do relatório A3
Fonte: Citisystems

Interessante, não é? Rigoroso, meticuloso e simples. Isao Yoshino declara que “o pensamento A3 eventualmente se tornou uma parte essencial da cultura da Toyota. As pessoas aprenderam a distinguir o que era importante do que não era”. Ou seja, a empresa se beneficia até hoje desse processo e o mundo dos negócios aprendeu com eles esse método.

A Múltipla Estratégia  acredita que todo negócio ou empreendimento, para ser bem sucedido, precisa ser “aerodinâmico”. Ou seja, ter um bom design. Assim como nesta incrível história da Toyota agregamos mais esse conceito em nosso streamlining, melhorando o planejamento do design estratégico das empresas na gestão de seus negócios.

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